Yüksek kasa bakiyesi neden inceleniyor?
Bağımsız denetimde kasa hesabının değerlendirilmesinde tek başına belirli bir tutarın üzerinde bakiye bulunması “yanlışlık” olarak kabul edilmiyor. Denetçi bakiyeyi şirketin büyüklüğü, faaliyet modeli, nakit kullanım alışkanlıkları ve belirlenen önemlilik seviyesiyle birlikte değerlendiriyor.
KGK'nın BDS 315 standardında da nakit, varlıkların kötüye kullanılması riski nedeniyle yanlışlığa açık olabilecek alanlara örnek olarak gösteriliyor. Standartta bir süpermarketteki nakit paranın, zimmete geçirme riski nedeniyle yanlışlık ihtimalinin yüksek olduğu bir alan olabileceği belirtiliyor.
Dolayısıyla önemli olan yalnızca kasadaki rakamın büyüklüğü değil, bu tutarın şirketin gerçek faaliyetleriyle makul şekilde açıklanıp açıklanamadığı.
Muhasebe kaydı ile fiili para aynı olmalı
Bilançoda kasa hesabında örneğin 3 milyon TL görünmesi, şirketin fiilen bu tutarda nakde sahip olduğu anlamına gelmeli.
Denetçi bu nedenle kasa bakiyesinin varlığını destekleyen kanıtları değerlendirebilir. Kasa sayımı yapılması, muhasebe kayıtlarının incelenmesi ve dönem sonuna yakın nakit giriş-çıkışlarının kontrol edilmesi uygulanabilecek prosedürler arasında yer alabilir.
BDS 500 kapsamında denetçinin finansal tablolardaki bilgileri desteklemek amacıyla yeterli ve uygun denetim kanıtı elde etmesi gerekiyor. Risk yükseldikçe daha ikna edici kanıt ihtiyacı da artabiliyor.
Kayıtlardaki kasa tutarı ile fiziki sayım arasında önemli fark bulunması halinde ise farkın nedeni araştırılıyor.
Sürekli yüksek bakiye ek sorular doğurabilir
Şirketin faaliyetleri büyük ölçüde banka üzerinden yürütülmesine rağmen kasa hesabında uzun süre çok yüksek tutarlar bulunması, bakiyenin ekonomik gerçekliğinin daha ayrıntılı incelenmesine neden olabilir.
Denetçi özellikle kasa hesabındaki önemli giriş ve çıkışların hangi işlemlerden kaynaklandığını, bunların belgelerini ve dönem sonunda gerçekleştirilen olağandışı hareketleri değerlendirebilir.
Örneğin yılın son günlerinde kasaya yüksek tutarda giriş kaydedilip yeni dönemin ilk günlerinde ters yönde hareket gerçekleşmesi, işlemin ticari gerekçesinin ve destekleyici belgelerinin incelenmesini gerektirebilir.
Ancak bu tür bir hareketin bulunması da tek başına hile olduğu anlamına gelmez. Denetçinin değerlendirmesi işlemin niteliğine, tutarına, zamanlamasına ve elde edilen diğer kanıtlara bağlı.
Nakit işlemlerinde hile riski de değerlendiriliyor
Kasa, fiziki olarak kolay taşınabilen bir varlık olduğu için iç kontrol açısından ayrıca önem taşıyor.
BDS 315, denetçinin önemli yanlışlık risklerini değerlendirirken varlıkların kötüye kullanılmasına ilişkin riskleri de dikkate almasını gerektiriyor. Risk seviyesi yükseldiğinde denetçinin daha ikna edici denetim kanıtı elde etmesi gerekebiliyor.
Bu nedenle kasaya para alan, ödeme yapan, muhasebe kaydını oluşturan ve kasa sayımını gerçekleştiren görevlerin mümkün olduğunca ayrılması şirket açısından güçlü bir kontrol oluşturuyor.
Özellikle tek kişinin hem nakdi yönetmesi hem muhasebe kaydını yapması hem de kendi kayıtlarını kontrol etmesi hata veya kötüye kullanımın zamanında tespit edilmesini zorlaştırabilir.
Kasa farkı bulunursa ne olur?
Fiili kasa sayımında bulunan tutarla muhasebe kaydı arasında fark ortaya çıkması halinde farkın doğrudan göz ardı edilmesi mümkün değil.
Denetçi farkın nedenini ve finansal tablolar açısından önemli olup olmadığını değerlendirir. Muhasebe kayıtlarında hata bulunması halinde düzeltme gerekebilir. Açıklanamayan farklar ise iç kontrol eksikliği veya daha geniş bir yanlışlık riskinin göstergesi olabilir.
BDS 315'e göre risk seviyesi yükseldikçe denetçinin uygulayacağı müteakip prosedürler ve ihtiyaç duyacağı kanıtın gücü de artabiliyor.
Şirketler kasa hesabını yıl sonuna bırakmamalı
Kasa hesabının yalnızca 31 Aralık'ta kontrol edilmesi yerine yıl içerisinde düzenli fiziki sayımlar yapılması daha sağlıklı bir yaklaşım.
Şirketlerin kasa giriş ve çıkışlarını belgeyle desteklemesi, yüksek tutarlı nakit işlemlerini ayrıca kontrol etmesi, görevler ayrılığını sağlaması ve muhasebe bakiyesi ile fiili kasayı düzenli olarak karşılaştırması önemli.
Özellikle faaliyet yapısıyla açıklanamayan yüksek kasa bakiyelerinin yıl sonundan önce araştırılması, hem olası muhasebe hatalarının düzeltilmesini hem de bağımsız denetimde bakiyenin daha kolay doğrulanmasını sağlayabiliyor.
Sonuç olarak bağımsız denetimde yüksek kasa bakiyesinin dikkat çekmesinin nedeni tutarın yüksek olmasının tek başına sorun oluşturması değil; nakdin gerçekten mevcut olduğunun ve kayıtlardaki hareketlerin şirketin ekonomik faaliyetlerini doğru yansıttığının kanıtlanması gerekliliği.
