2026’da Yürürlüğe Girecek Yeni Düzenleme: Şirketlerde “Dijital Arşiv Zorunluluğu” Genişletiliyor
Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı tarafından ortak yürütülen mevzuat çalışması kapsamında, 2026 yılı itibarıyla şirketlerin dijital arşivleme yükümlülükleri genişletiliyor. Yeni düzenleme, özellikle KOBİ’lerin belge saklama süreçlerinde önemli değişiklikler getirecek.
Taslağa göre firmalar, fatura, sözleşme, bordro, ticari defter ve elektronik kayıtlarını en az 10 yıl süreyle dijital ortamda saklamak ve talep edildiğinde elektronik olarak ibraz edebilmek zorunda olacak.
Neden Dijital Arşiv Zorunluluğu?
Bakanlıklardan yapılan açıklamada düzenlemenin üç temel gerekçesi öne çıkıyor:
-
Vergi denetimlerinde belgeye hızlı erişim sağlamak,
-
Ticari uyuşmazlıklarda delil niteliğini güçlendirmek,
-
Fiziksel arşiv maliyetlerini azaltarak dijital uyumu artırmak.
Yetkililere göre, özellikle e-fatura ve e-defter kullanımının yaygınlaşması, arşivleme standartlarının da modernleşmesini zorunlu kılıyor.
Kapsam Kimleri İçerecek?
Yeni düzenleme tüm sermaye şirketlerini kapsarken, aşağıdaki işletmeler için ek yükümlülükler getiriliyor:
-
Finans, sigorta ve ödeme kuruluşları
-
Yeminli mali müşavirlik ve bağımsız denetim şirketleri
-
E-ticaret firmaları
-
Lojistik ve taşımacılık işletmeleri
Bu işletmeler, dijital arşivlerini şifreli, zaman damgalı ve değiştirilemez formatta saklamak zorunda olacak.
Belge Saklama Süreleri ve Teknik Şartlar
Taslakta yer alan kritik noktalar şunlar:
-
Elektronik belgelerin saklama süresi 10 yıl olarak sabitleniyor.
-
Şirketler, dijital arşivlerini Türkiye’de bulunan veri merkezlerinde barındıracak.
-
Bulut ortamı kullanılacaksa, hizmet sağlayıcının KVKK ve TTK uyumlu olması zorunlu.
-
Belgelerin imha süreçleri de kayıt altına alınacak ve denetime açık olacak.
Bakanlık ayrıca, uyumsuzluk halinde şirketlere idari para cezası ve belge ibraz etmeme yaptırımı uygulanacağını belirtti.
Uygulama Ne Zaman Başlayacak?
Düzenlemenin 1 Temmuz 2026 tarihinde yürürlüğe girmesi planlanıyor. Firmalara uyum sağlamaları için 6 ila 12 aylık geçiş süreci tanınacak.
Sektörün Değerlendirmesi
Uzmanlara göre yeni arşiv düzeni:
-
Denetim süreçlerini hızlandıracak,
-
Kayıt dışılığın önlenmesine katkı sağlayacak,
-
Ticari defter ispat gücünü artıracak.
Bununla birlikte, özellikle küçük işletmelerin teknik altyapı yatırımı yapması gerekebileceği belirtiliyor.
