Yeni Şirket Kuruluşlarında Otomatik SGK İşyeri Tescili Nasıl Yapılıyor

Sosyal güvenlik mevzuatına göre işverenlerin, işyeri bildirgesini en geç sigortalı çalıştırmaya başladıkları tarihte Sosyal Güvenlik Kurumuna vermeleri gerekiyor. Bu yükümlülüğün yerine getirilmemesi halinde işverenlere defter türüne göre idari para cezaları uygulanabiliyor.

Bu kapsamda;

  • Bilanço esasına göre defter tutan işverenlere asgari ücretin 3 katı,

  • Diğer defter türlerini kullananlara asgari ücretin 2 katı,

  • Defter tutma yükümlülüğü bulunmayanlara ise 1 aylık asgari ücret tutarında idari para cezası uygulanabiliyor.

Ancak şirket kuruluş süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla yapılan düzenleme ile yeni kurulan şirketler için SGK işyeri tescili otomatik olarak gerçekleştirilmeye başlandı.

Otomatik İşyeri Tescili Nedir

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda yapılan değişiklikle birlikte, ticaret sicili müdürlüklerinde tescil edilen şirketler için SGK işyeri dosyası elektronik ortamda otomatik şekilde oluşturulmaktadır.

Bu uygulama sayesinde şirket kurulurken ayrıca SGK’ya işyeri bildirgesi verilmesine gerek kalmadan işyeri dosyası oluşturulmaktadır.

Uygulamanın temel amacı ise şu şekilde özetlenebilir:

  • Şirket kuruluş sürecindeki bürokratik işlemleri azaltmak

  • İşlemlerin daha hızlı tamamlanmasını sağlamak

  • Kamu kurumları arasında dijital veri paylaşımını artırmak

Ticaret Sicili Üzerinden SGK’ya Otomatik Bildirim

Şirket kuruluşu sırasında ticaret siciline verilen bilgiler elektronik sistem üzerinden doğrudan SGK’ya aktarılmaktadır. Bu aktarımın ardından SGK tarafından;

  • İşyeri tescil işlemi yapılır,

  • e-Sigorta sistemi otomatik olarak aktive edilir.

Bu işlem yalnızca ticaret sicili müdürlüklerinde tescil edilen yeni şirket kuruluşları için geçerlidir.

Otomatik Tescil Sonrası Yapılması Gereken İşlemler

Otomatik tescil sistemi işyeri dosyasının oluşturulmasını sağlasa da bazı işlemler için SGK’ya ayrıca başvuru yapılması gerekmektedir.

Örneğin;

  • İşyerinin devredilmesi

  • İşyerinin kapanması

  • Yeni e-Sigorta kullanıcısı tanımlanması

gibi işlemlerde gerekli belgelerin ilgili SGK birimine sunulması gerekir.

Sigortalı Çalışan Olmasa Bile Dosya Açılıyor

Otomatik tescil uygulamasında dikkat çeken önemli noktalardan biri, şirketin henüz sigortalı çalışanı olmasa bile SGK işyeri dosyasının açılmasıdır.

Şirket kuruluş dilekçesinde çalışan başlatılacağına dair bir tarih belirtilmişse:

  • Kapsama alınma tarihi olarak belirtilen tarih

  • Başvuru tarihi olarak ise şirketin kuruluş tarihi

esas alınır.

Eğer çalışan başlatılacağına ilişkin bir tarih yer almıyorsa hem kapsama alınma tarihi hem de başvuru tarihi olarak şirketin kuruluş tarihi kabul edilir.

Daha Sonra Sigortalı Çalıştırılırsa Ne Olur

Kuruluş aşamasında çalışan bulunmaması halinde ilerleyen dönemde sigortalı çalıştırılmaya başlanabilir. Bu durumda:

  • Dosyanın kapsama alınış tarihi fiili çalışma başlangıcına göre güncellenir

  • İşverenden ayrıca işyeri bildirgesi istenmez

  • İdari para cezası uygulanmaz

Aynı Adres İçin Tek Dosya Açılıyor

Ticaret sicilinden gelen bilgiler doğrultusunda otomatik tescil yapılan şirket adına aynı adres için daha sonra işyeri bildirgesi verilmesi halinde yeni bir dosya açılmaz.

İşlemler daha önce otomatik oluşturulan işyeri dosyası üzerinden yürütülmeye devam eder.

Hangi Durumlarda Bildirge Verme Zorunluluğu Devam Ediyor

Otomatik işyeri tescili yalnızca şirketin ilk kuruluşu için geçerlidir. Aşağıdaki durumlarda işyeri bildirgesi verme yükümlülüğü devam etmektedir:

Bu işlemler için SGK’ya ayrıca bildirim yapılması gerekir.

Farklı Adreste Yeni İş Yeri Açılması

Şirketin;

  • ihale konusu iş alması,

  • bina inşaatı gerçekleştirmesi,

  • kuruluş adresinden farklı bir yerde yeni işyeri açması

durumlarında da yeni işyeri için yasal süresi içinde işyeri bildirgesi verilmesi zorunludur. Bildirim yapılmaması halinde idari para cezası uygulanabilir.

İki Yıl Çalışan Olmazsa Dosya Pasife Alınır

Otomatik olarak tescil edilen işyerinde tescil tarihinden itibaren 2 yıl boyunca sigortalı çalışan bildirilmezse, SGK sistemi tarafından işyeri dosyası kapsam dışına çıkarılır.

Ancak daha sonra aynı adreste sigortalı çalıştırılmaya başlanması halinde dosya yeniden aktif hale getirilir ve işlemler mevcut dosya üzerinden yürütülür.

e-Sigorta Kullanıcı Aktivasyonu

Otomatik tescil yapılan şirketler için e-Sigorta başvuru sözleşmesi e-Devlet üzerinden işverene gönderilmektedir. İşverenin bu sözleşmeyi onaylamasının ardından:

  • e-Sigorta kullanıcı adı,

  • şifre bilgileri

aktif hale getirilir.

SGK İşlemlerinde Dijitalleşme Süreci

Otomatik işyeri tescili uygulaması, SGK işlemlerinde dijitalleşme ve kurumlar arası veri entegrasyonunun önemli bir örneği olarak değerlendirilmektedir.

Bununla birlikte bu sistemin yalnızca şirketin ilk kuruluş aşamasını kapsadığı, sonrasında meydana gelen yapısal değişikliklerde ise işyeri bildirgesi yükümlülüğünün devam ettiği unutulmamalıdır.