Dijitalleşme, iş hukukunda da önemli değişiklikleri beraberinde getirirken, işverenlerin çalışanlarıyla kurduğu resmi iletişim süreçleri yeni bir döneme giriyor. 24 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe giren düzenleme ile birlikte, 4857 sayılı İş Kanunu kapsamındaki bazı bildirimlerin elektronik ortamda yapılabilmesine imkân tanındı. Böylece işverenler, belirli şartların sağlanması halinde çalışanlara yapmaları gereken bildirimleri Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden iletebilecek.
Söz konusu değişiklik, çalışma hayatında dijital dönüşümün hız kazanmasına katkı sağlarken, resmi bildirim süreçlerinin daha hızlı, güvenli ve kayıt altına alınabilir şekilde yürütülmesini amaçlıyor. Bununla birlikte, elektronik bildirim uygulaması her türlü iş hukuku işlemini kapsamıyor. Kanun, özellikle iş sözleşmesinin feshi gibi hukuki sonuçları ağır olan işlemler bakımından yazılı bildirim zorunluluğunu koruyor.
İş Kanunu'nda Elektronik Bildirim Dönemi Başladı
24 Temmuz 2025 tarihli ve 32965 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Türk Parasının Kıymetini Koruma Hakkında Kanun ile Bazı Kanunlarda ve 635 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun ile 4857 sayılı İş Kanunu'nun 109'uncu maddesinde değişikliğe gidildi.
Yapılan düzenleme sayesinde, daha önce yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gereken bazı bildirimler, gerekli şartların sağlanması halinde elektronik ortamda gerçekleştirilebilecek. Böylece işverenler ile çalışanlar arasındaki resmi iletişim süreçlerinin dijital ortama taşınmasının önü açılmış oldu.
İşçilere Elektronik Ortamda Bildirim Nasıl Yapılacak?
Yeni düzenlemeye göre işverenin elektronik bildirim yöntemini kullanabilmesi için öncelikle çalışanın yazılı onayının alınması gerekiyor. Çalışanın açık rızası bulunmadan elektronik bildirim yöntemine geçilmesi mümkün bulunmuyor.
Bildirimler, hukuken geçerli elektronik iletişim altyapısı olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden gerçekleştirilecek. Böylece bildirimin hangi tarihte gönderildiği, alıcıya ne zaman ulaştığı ve içeriği elektronik olarak kayıt altına alınabilecek.
Bu uygulama, özellikle ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda ispat kolaylığı sağlaması bakımından işverenler ve çalışanlar açısından önemli bir güvence oluşturuyor.
KEP Sistemi Nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), elektronik posta altyapısını kullanan ancak standart e-postadan farklı olarak gönderim ve teslim süreçlerini hukuken geçerli şekilde kayıt altına alan güvenli bir elektronik haberleşme sistemidir.
KEP sistemi sayesinde gönderilen iletilerin;
- Gönderildiği tarih,
- Alıcıya ulaştığı zaman,
- İçeriğinin değişmediği,
- Teslim edildiği
elektronik delil niteliğinde kayıtlarla doğrulanabiliyor.
Bu özellikleri nedeniyle KEP sistemi, kamu kurumları ile özel sektör arasında uzun süredir resmi yazışmalarda kullanılan güvenli iletişim yöntemlerinden biri olarak öne çıkıyor.
İş Sözleşmesinin Feshi Elektronik Ortamda Yapılabilecek mi?
Kanunda önemli bir istisnaya da yer verildi.
Yeni düzenleme, iş sözleşmesinin fesih bildirimlerini kapsamıyor. Başka bir ifadeyle işverenin iş akdini sona erdirmeye yönelik bildirimleri elektronik ortamda gönderilemeyecek.
İş sözleşmesinin feshi bakımından mevcut uygulama korunurken, fesih bildiriminin yazılı olarak yapılması zorunluluğu devam ediyor. Böylece işçinin iş güvencesine ilişkin temel korumalarda herhangi bir değişikliğe gidilmedi.
KEP Hesabı Masrafını Kim Karşılayacak?
Elektronik bildirim uygulamasına ilişkin maliyet de Kanunda açık şekilde düzenlendi.
KEP sisteminin kurulması ve kullanılmasına ilişkin tüm giderler işveren tarafından karşılanacak. Dolayısıyla çalışanların elektronik bildirim sistemine geçiş nedeniyle herhangi bir mali yük üstlenmesi söz konusu olmayacak.
Bu düzenleme, elektronik bildirim sisteminin uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek mali sorumluluğun açık şekilde belirlenmesini sağlıyor.
Elektronik Bildirim İşverenlere Ne Gibi Avantajlar Sağlayacak?
Elektronik bildirim uygulaması, insan kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesine önemli katkılar sağlayabilecek.
Özellikle;
- Bildirimlerin daha kısa sürede ulaştırılması,
- Kâğıt kullanımının azaltılması,
- Fiziki arşiv ihtiyacının düşmesi,
- Belge kayıplarının önlenmesi,
- Resmi bildirimlerin elektronik delille ispat edilebilmesi,
- Süreçlerin daha düşük maliyetle yürütülmesi
gibi avantajların işverenler açısından önemli kolaylıklar sunması bekleniyor.
Ayrıca dijital belge yönetiminin yaygınlaşmasıyla birlikte çevresel sürdürülebilirlik açısından da kâğıt tüketiminin azaltılmasına katkı sağlanması hedefleniyor.
Çalışanlar Açısından Düzenleme Ne Anlama Geliyor?
Elektronik bildirim sistemi yalnızca işverenler açısından değil çalışanlar bakımından da çeşitli kolaylıklar getiriyor.
Bildirimlerin elektronik ortamda güvenli şekilde saklanabilmesi, çalışanların kendilerine yapılan resmi bildirimlere daha kolay erişebilmesini sağlıyor. Aynı zamanda gönderim ve teslim kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, olası uyuşmazlıklarda her iki taraf açısından da ispat kolaylığı sunuyor.
Bununla birlikte elektronik bildirim sisteminin kullanılabilmesi için çalışanın yazılı onayının bulunması zorunluluğu, kişisel iradenin korunması bakımından önemli bir güvence niteliği taşıyor.
KEP Başvurusu Nasıl Yapılıyor?
KEP hesabı açtırmak isteyen gerçek ve tüzel kişiler, yetkili hizmet sağlayıcıları aracılığıyla başvuruda bulunabiliyor.
Gerçek kişiler için başvuruda kimlik belgesi ve çevrim içi ön başvuru numarası yeterli olurken, tüzel kişilerden ticaret sicil belgeleri, noter onaylı imza sirküleri ve yetkilendirme belgeleri gibi ek evraklar talep ediliyor.
Başvuru sürecine ilişkin güncel bilgi ve gerekli belgeler, yetkili KEP hizmet sağlayıcılarının internet siteleri üzerinden takip edilebiliyor.
İşverenler Yeni Düzenlemeye Nasıl Hazırlanmalı?
Elektronik bildirim uygulamasını kullanmayı planlayan işverenlerin öncelikle çalışanlardan yazılı onay almaları, KEP altyapısını oluşturmaları ve insan kaynakları süreçlerini yeni düzenlemeye uygun hale getirmeleri gerekiyor.
Ayrıca elektronik ortamda yapılabilecek bildirimlerle yazılı yapılması zorunlu olan işlemlerin birbirinden ayrılması, uygulamada hukuki risklerin önlenmesi açısından önem taşıyor. Özellikle iş sözleşmesinin feshi gibi Kanun'un yazılı şekil şartını koruduğu işlemlerde mevcut usullerin uygulanmaya devam edilmesi gerekiyor.
Çalışma hayatında dijitalleşmeyi destekleyen bu düzenleme, resmi bildirim süreçlerini hızlandırırken hukuki güvenliği de güçlendirmeyi hedefliyor. İşverenlerin elektronik bildirim sistemine geçiş sürecinde gerekli teknik ve hukuki hazırlıkları tamamlamaları, çalışanların ise yeni uygulamanın kapsamı ve işleyişi hakkında bilgilendirilmeleri, düzenlemenin sağlıklı şekilde uygulanması açısından büyük önem taşıyor.