E-Defterde Masraf Fişleri: Toplu Kayıt Yok — Her Grup İçin “Masraf Formu” Zorunlu
E-defter kullanan işletmeler, sahada yapılan küçük harcamaları tek bir toplu kayıtla geçemiyor. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın özelge ve e-Defter kılavuzuna göre, tanımlı belge tipleri dışında kalan fişler için her masraf grubu ayrı bir masraf formu ile belgelenecek ve e-Defterde belge tipi “other”, açıklama ise “masraf formu” olarak gösterilecek.
Form her bir gün veya işlem grubu için düzenlenmeli; müteselsil numara, tarih, harcamayı yapan personelin adı-soyadı, harcama kalemleri, her kalemin belgesi (fiş, bilet vb.), tutarlar ve toplamı ile formu onaylayan yetkilinin imzası veya elektronik/mali mühür içermelidir. Masraf formları kaşeli-imzalı matbu belge olarak saklanabileceği gibi elektronik imza veya mali mühür ile dijital ortamda da muhafaza edilebilir. Fiziksel ya da dijital kopyalar gerektiğinde ibraz edilebilecek şekilde düzenlenmelidir.
Kılavuz örneğine göre e-Defter kaydında tek satırlık gösterim yerine şu tip kayıt kullanılmalıdır:
Belge türü: other — Belge açıklaması: Masraf formu — Belge tarihi: (gün) — Belge no: (müteselsil MF-0001 vb.) — Açıklama: (ör. rehber saha giderleri).
Vergi Usul Kanunu ve e-Defter Uygulama Kılavuzu çerçevesinde, masraf fişlerinin tek bir yevmiye altında topluca ve belgesiz gösterilmesi uygun bulunmuyor. GİB özelgesi (örneğin 02.09.2016 tarihli özelge) bu uygulamayı netleştiriyor: belgelenmeyen ya da kılavuzda tanımlı olmayan küçük fişler için masraf formu oluşturulması ve bunun e-Defterde “other” türüyle kaydedilmesi gerekiyor.
Uygulamada sık yapılan hatalar arasında form numarası atlamaları, gerekli alanların eksik doldurulması ve masraf fişlerinin formla ilişkilendirilmeden yalnızca toplu açıklama ile kaydedilmesi yer alıyor. Bu eksiklikler denetimde itiraz ve kayıt düzeltme taleplerine yol açabiliyor; bu nedenle form düzeni ve arşivlemeye özen gösterilmesi tavsiye ediliyor.
Kısa hatırlatma: e-Defter kaydı yapılırken masraf formlarının hem içerik hem de saklama açısından görüntülenebilir ve doğrulanabilir olması mükellefin sorumluluğunda bulunuyor.
