Anonim Şirket Genel Kurullarında Bakanlık Temsilcisi, Gündem ve Çağrı Usulleri
Bakanlık Temsilcisi Bulunması Zorunlu Genel Kurul Toplantıları
Anonim şirketlerde bazı genel kurul toplantılarının geçerli ve usulüne uygun şekilde yapılabilmesi için Bakanlık temsilcisinin toplantıda hazır bulunması zorunludur.
Bakanlık temsilcisi zorunluluğu, yalnızca belirli şirket türleriyle sınırlı değildir. Toplantının konusu, toplantının yapılacağı yer veya toplantıda kullanılacak yöntem de temsilci zorunluluğu doğurabilir.
Bu nedenle anonim şirketlerin genel kurul hazırlığı yaparken, toplantının Bakanlık temsilcisi gerektirip gerektirmediğini önceden değerlendirmesi gerekir.
Elektronik Genel Kurul Yapılan Toplantılarda Temsilci Zorunludur
Genel kurullarında elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi bulunması gerekir.
Elektronik genel kurul sistemi, pay sahiplerinin toplantıya fiziken gelmeden elektronik ortamda katılmasına, görüş bildirmesine ve oy kullanmasına imkân tanır.
Bu sistemin uygulandığı genel kurullarda toplantı sürecinin mevzuata uygun yürütülmesi için Bakanlık temsilcisi zorunluluğu öngörülmüştür.
Yurt Dışında Yapılan Genel Kurullarda Bakanlık Temsilcisi Bulunmalıdır
Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi bulunması zorunludur.
Bu zorunluluk, toplantının olağan veya olağanüstü olmasına bakılmaksızın uygulanır.
Şirket merkezinin Türkiye’de bulunması nedeniyle, genel kurulun yurt dışında yapılması halinde de toplantı usulünün Türk Ticaret Kanunu ve ilgili mevzuata uygun yürütülmesi gerekir.
Yurt Dışındaki İmtiyazlı Pay Sahipleri Özel Kurullarında da Temsilci Gerekir
Yurt dışında yapılacak bütün imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantılarında da Bakanlık temsilcisi bulunmalıdır.
İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulu, imtiyazlı pay sahiplerinin haklarını etkileyen esas sözleşme değişikliklerinde önem taşır.
Bu nedenle yurt dışında yapılacak özel kurul toplantılarında temsilci bulunması, toplantı kararlarının hukuki güvenliği açısından önemlidir.
Sermaye Artırımı veya Azaltımı Gündemli Toplantılar
Gündeminde sermayenin artırılması veya azaltılması bulunan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi bulunması zorunludur.
Sermaye artırımı, şirketin esas sermayesinin yükseltilmesini ifade ederken; sermaye azaltımı, mevcut sermayenin belirli koşullar çerçevesinde düşürülmesini ifade eder.
Her iki işlem de şirketin sermaye yapısını doğrudan etkilediği için genel kurulda temsilci bulundurulması gerekir.
Kayıtlı Sermaye Sistemine İlişkin Toplantılar
Gündeminde kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi, kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması veya kayıtlı sermaye tavanının artırılması bulunan genel kurul toplantılarında da Bakanlık temsilcisi bulunmalıdır.
Kayıtlı sermaye sistemi, özellikle anonim şirketlerde sermaye artırımlarının belirli sınırlar içinde daha hızlı yapılabilmesine imkân tanıyan bir sistemdir.
Bu nedenle kayıtlı sermaye sistemine ilişkin esas sözleşme değişiklikleri, genel kurul sürecinde özel dikkat gerektirir.
Faaliyet Konusunun Değiştirilmesi
Şirketin faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliğinin genel kurul gündeminde yer alması halinde Bakanlık temsilcisi zorunludur.
Faaliyet konusu, şirketin hangi alanda işlem yapabileceğini gösteren temel esas sözleşme hükümlerinden biridir.
Bu nedenle faaliyet konusunun değiştirilmesi, şirketin ticari yönünü ve hukuki çerçevesini etkileyen önemli bir karar olarak kabul edilir.
Birleşme, Bölünme ve Tür Değişikliği Toplantıları
Gündeminde birleşme, bölünme veya tür değişikliği bulunan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi bulunması gerekir.
Birleşme, şirketlerin tek bir yapı altında toplanmasını; bölünme, şirket malvarlığının veya faaliyetlerinin ayrılmasını; tür değişikliği ise şirketin hukuki türünün değiştirilmesini ifade eder.
Bu işlemler şirketin yapısında önemli değişiklikler doğurduğundan, genel kurul toplantısında temsilci bulunması zorunludur.
Genel Kurul İç Yönergesi Hazırlanmalı ve Onaya Sunulmalıdır
Anonim şirketlerin genel kurul toplantılarının usul ve esaslarına ilişkin iç yönerge hazırlaması gerekir.
İç yönerge, genel kurul toplantısının açılışından kapanışına kadar toplantı düzeninin nasıl yürütüleceğini belirleyen önemli bir belgedir.
Yeni kurulan şirketlerin ilk genel kurullarında iç yönergeyi hazırlayıp genel kurulun onayına sunmaları, ardından tescil ve ilan işlemlerini yaptırmaları gerekir.
İç Yönergenin Önemi
İç yönerge, genel kurul toplantılarında düzenin sağlanması, toplantı başkanlığının görevlerinin belirlenmesi, oy kullanma usulünün netleştirilmesi ve toplantının mevzuata uygun yürütülmesi bakımından önemlidir.
Anonim şirketlerde genel kurul kararlarının sonradan geçerlilik tartışmasına konu olmaması için iç yönergenin mevzuata uygun şekilde hazırlanması gerekir.
Olağan Genel Kurul Gündeminde Bulunması Gereken Konular
Olağan genel kurul toplantısının gündemi belirlenirken, toplantıda görüşülecek konular açık ve sıralı şekilde yazılmalıdır.
Olağan genel kurul gündeminde genel olarak şu konular yer alır:
Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması.
Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi.
Şirket bağımsız denetime tabi ise denetçi raporlarının okunması.
Finansal tabloların okunması, müzakere edilmesi ve onaylanması.
Yönetim kurulu üyelerinin ibrası.
Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının belirlenmesi.
Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi haklarının belirlenmesi.
Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme olmuş ve yönetim kurulunca atama yapılmışsa bu atamanın genel kurulca onaylanması.
Görev süresi sona eren yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi ve gerekiyorsa görev sürelerinin belirlenmesi.
Şirket bağımsız denetime tabi ise denetçinin seçimi.
Gerekli görülen diğer hususlar.
“Diğer Hususlar” Gündemde Açıkça Yazılmalıdır
Genel kurul gündeminde “lüzum görülecek sair hususlar” gibi genel ifadeler kullanılırken dikkatli olunmalıdır.
Karara bağlanacak konuların gündemde açıkça yer alması gerekir.
Bu nedenle toplantıda karar alınması istenen her konu, gündemde tek tek ve açık şekilde belirtilmelidir.
Genel Kurul Gündemini Kim Belirler?
Genel kurul gündemi, kural olarak genel kurulu toplantıya çağıran kişi veya organ tarafından belirlenir.
Anonim şirketlerde olağan ve olağanüstü genel kurulu toplantıya çağırma yetkisi esas olarak yönetim kuruluna aittir.
Ancak bazı hallerde pay sahipleri, azlık pay sahipleri, mahkemece atanmış kayyım veya tasfiye memurları da genel kurulu toplantıya çağırabilir.
Genel Kurulu Toplantıya Çağırmaya Yetkili Olanlar
Olağan ve olağanüstü genel kurullar ile imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu, görev süresi sona ermiş olsa bile yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır.
Yönetim kurulunun mevcut olmaması, sürekli olarak toplanamaması veya toplantı nisabının sağlanamaması halinde, mahkemeden izin alan pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilir.
Tasfiye halindeki şirketlerde ise tasfiye memurları, görevleriyle ilgili konularda genel kurulu toplantıya çağırabilir.
Azlık Pay Sahiplerinin Genel Kurul Çağrısı Talebi
Şirket sermayesinin en az onda birini, halka açık şirketlerde ise yirmide birini oluşturan pay sahipleri azlık pay sahibi olarak kabul edilir.
Azlık pay sahipleri, yönetim kurulundan genel kurulun toplantıya çağrılmasını isteyebilir.
Ayrıca genel kurul zaten toplanacaksa, karara bağlanmasını istedikleri konuların gündeme eklenmesini talep edebilirler.
Bu talep, gerektirici sebepler ve gündem belirtilerek noter aracılığıyla yazılı şekilde yapılmalıdır.
Gündeme Madde Eklenmesi Talebinde Süreye Dikkat Edilmelidir
Azlık pay sahiplerinin gündeme madde eklenmesi talebinin, çağrı ilanının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanmasına ilişkin ilan ücretinin yatırılması tarihinden önce yönetim kuruluna ulaşması gerekir.
Bu süreye uyulmaması halinde gündeme madde eklenmesi talebi bakımından usul sorunu ortaya çıkabilir.
Yönetim Kurulu Talebi Reddederse Ne Olur?
Azlık pay sahiplerinin genel kurulun toplantıya çağrılması talebi yönetim kurulu tarafından reddedilirse veya yedi iş günü içinde olumlu cevap verilmezse, mahkeme yoluna başvurulabilir.
Bu durumda mahkemece atanacak kayyım tarafından genel kurul toplantıya çağrılabilir.
Bu düzenleme, azlık pay sahiplerinin şirket yönetimi karşısında genel kurul mekanizmasını işletmesini sağlayan önemli bir haktır.
Genel Kurula Çağrı Usulü
Genel kurul toplantıya, esas sözleşmede belirtilen şekilde çağrılır.
Bunun yanında çağrı, her durumda Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanan ilanla yapılmalıdır.
İnternet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler, genel kurul çağrısını internet sitelerinde de yayımlamalıdır.
Elektronik genel kurul sistemini uygulayan şirketlerde çağrı, elektronik genel kurul sisteminde de yapılır.
Pay Sahiplerine Bildirim Yapılması
Pay defterinde kayıtlı pay sahipleri ile daha önce şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayan belge vererek adresini bildiren pay sahiplerine ayrıca bildirim yapılmalıdır.
Bu kişilere toplantı günü, gündem ve ilanın yayımlandığı veya yayımlanacağı gazeteler iadeli taahhütlü mektupla bildirilir.
Bu bildirimler, pay sahiplerinin genel kurula katılım hakkını kullanabilmesi açısından önemlidir.
Şirketler Genel Kurul Hazırlığında Nelere Dikkat Etmeli?
Genel kurul hazırlığında öncelikle toplantının olağan mı, olağanüstü mü yoksa imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantısı mı olduğu belirlenmelidir.
Ardından gündem maddeleri açık ve sıralı şekilde hazırlanmalıdır.
Toplantının Bakanlık temsilcisi zorunluluğu kapsamında olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Çağrı ilanı, pay sahiplerine bildirim, internet sitesi duyurusu ve elektronik genel kurul sistemi gibi yükümlülükler eksiksiz yerine getirilmelidir.
Bakanlık Temsilcisi Bulunmadan Yapılan Toplantılar Risk Taşır
Bakanlık temsilcisinin bulunmasının zorunlu olduğu toplantılarda temsilci olmadan genel kurul yapılması, alınan kararların geçerliliği açısından tartışma yaratabilir.
Bu nedenle sermaye artırımı, sermaye azaltımı, birleşme, bölünme, tür değişikliği, kayıtlı sermaye sistemi veya elektronik genel kurul gibi konular gündemde yer alıyorsa temsilci başvurusu mutlaka değerlendirilmelidir.
Sonuç
Anonim şirketlerde genel kurul toplantıları, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili yönetmelik hükümlerine uygun şekilde yapılmalıdır.
Bazı toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur. Elektronik genel kurul uygulanan toplantılar, yurt dışında yapılan genel kurullar, sermaye artırımı veya azaltımı, kayıtlı sermaye sistemi, faaliyet konusu değişikliği, birleşme, bölünme ve tür değişikliği gündemli toplantılar bu kapsamda yer alır.
Genel kurul gündeminin açık şekilde hazırlanması, çağrı usulüne uyulması, pay sahiplerine gerekli bildirimlerin yapılması ve iç yönerge yükümlülüğünün yerine getirilmesi, alınacak kararların hukuki güvenliği açısından büyük önem taşır.