Anonim Şirketlerde Elektronik Genel Kurul Başvuru Süreci Açıklandı
Anonim şirketlerin genel kurul toplantılarını elektronik ortamda yapabilmesine ilişkin Elektronik Genel Kurul Sistemi başvuru süreci açıklandı. Ticaret Bakanlığı, payları borsada işlem görmeyen anonim şirketler ile Elektronik Genel Kurul Sistemi hizmeti sunmak isteyen şirketlerin izlemesi gereken adımlara ilişkin bilgilendirme yaptı.
Elektronik Genel Kurul Sistemi, anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılım sağlanmasına imkân veren bir altyapı olarak kullanılıyor. Borsaya kote şirketler için sistem Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanırken, diğer anonim şirketler sistemi kendileri kurabilecek veya Bakanlıkça yetkilendirilen hizmet sağlayıcılardan destek alabilecek.
Elektronik Genel Kurul Sistemi Nedir?
Elektronik Genel Kurul Sistemi, anonim şirket ortaklarının genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmasını, görüş bildirmesini, öneride bulunmasını ve oy kullanmasını sağlayan bilişim sistemidir.
Payları Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerde bu sistem MKK tarafından sağlanıyor. Diğer anonim şirketler ise Türk Ticaret Kanunu hükümleri kapsamında kendi sistemlerini kurabiliyor veya yetkili hizmet sağlayıcılardan destek hizmeti alabiliyor.
Hangi Şirketler EGKS Kullanabilir?
Borsaya kote olmayan anonim şirketler de genel kurul toplantılarını elektronik ortamda yapabilecek.
Bu şirketler için iki seçenek bulunuyor. Şirketler ya Elektronik Genel Kurul Sistemi’ni kendi bünyelerinde kuracak ya da Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilen hizmet sağlayıcılar üzerinden destek hizmeti alacak.
EGKS Kurmak İsteyen Şirketler Ne Yapmalı?
Elektronik Genel Kurul Sistemi’ni kendi kurmak isteyen anonim şirketlerin, sistemin mevzuata uygunluğunu yetkili kurumlara tespit ettirmesi gerekiyor.
Bu kapsamda sistemin;
Türk Ticaret Kanunu,
Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik,
Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ
hükümlerine uygun olması gerekiyor.
Yetkili kurumlar tarafından düzenlenen teknik raporun ise ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirilmesi zorunlu olacak.
EGKS Hizmet Sağlayıcıları İçin Başvuru Şartları Neler?
Elektronik Genel Kurul Sistemi hizmeti sunmak isteyen şirketlerin, sistemlerini ilgili mevzuatta yer alan usul ve esaslara uygun şekilde hazırlaması gerekiyor.
Bu şirketler, sistemin uygunluğunu gösteren teknik raporla birlikte Ticaret Bakanlığına başvuracak. Bakanlık, sistemin gerekli özellikleri taşıyıp taşımadığını test edecek.
Test ve inceleme sonucunda Bakanlık uygun görüş verirse, hizmet sağlayıcı şirket bu teknik raporu kayıtlı olduğu ticaret sicili müdürlüğünde tescil ve ilan ettirecek.
Teknik Rapor Neden Önemli?
Teknik rapor, Elektronik Genel Kurul Sistemi’nin mevzuata ve teknik gerekliliklere uygun şekilde çalıştığını gösteren temel belge niteliği taşıyor.
Şirketlerin sistemi doğrudan kurması veya hizmet sağlayıcı olarak faaliyet göstermek istemesi halinde, teknik rapor sürecinin tamamlanması gerekiyor. Bu rapor olmadan sistemin hukuki ve teknik uygunluğunun tescil edilmesi mümkün olmayacak.
EGKS Başvuru Değerlendirme Kontrol Listesi Nedir?
Ticaret Bakanlığı, hizmet sağlayıcı olmak isteyen şirketlerin başvuru sürecini kolaylaştırmak amacıyla “EGKS Başvuru Değerlendirme Kontrol Listesi” hazırladı.
Bu liste, şirketlerin sistemlerini mevzuata uygun şekilde kurgulayıp kurgulamadığını kontrol etmeleri için kullanılacak. Böylece başvuru öncesinde eksikliklerin görülmesi ve sürecin daha hızlı ilerlemesi hedefleniyor.
Başvuru Nasıl Yapılacak?
Elektronik Genel Kurul Sistemi hizmeti sağlamak isteyen şirketler, sistemlerini Türk Ticaret Kanunu ve ilgili ikincil mevzuata uygun şekilde hazırlayacak.
Ardından EGKS Başvuru Değerlendirme Kontrol Listesi’nde yer alan hususlar dikkate alınarak hazırlıklar gözden geçirilecek. Şirketi temsile yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanan başvuru dilekçesi, kontrol listesi ve teknik raporla birlikte Ticaret Bakanlığına başvuru yapılacak.
Ticaret Siciline Tescil Zorunlu mu?
Evet. Hem kendi Elektronik Genel Kurul Sistemi’ni kuran anonim şirketler hem de hizmet sağlayıcı olarak faaliyet göstermek isteyen şirketler açısından teknik raporun ticaret siciline tescil ve ilan ettirilmesi gerekiyor.
Bu tescil, sistemin mevzuata uygunluğunun kamuya duyurulması açısından önem taşıyor.
Şirketler İçin Pratik Etkisi Ne Olacak?
Yeni açıklama, anonim şirketlerin elektronik genel kurul süreçlerini daha planlı yürütmesini sağlayacak.
Borsaya kote olmayan anonim şirketler, genel kurullarını elektronik ortamda yapmak istiyorsa sistem kurma veya hizmet sağlayıcıdan destek alma seçeneklerini değerlendirebilecek. EGKS hizmeti sunmak isteyen şirketler ise teknik rapor, kontrol listesi, Bakanlık uygun görüşü ve ticaret sicili tescili aşamalarını tamamlamak zorunda olacak.
Bu nedenle anonim şirketlerin ve hizmet sağlayıcı adaylarının, genel kurul takvimlerini belirlemeden önce EGKS başvuru ve uygunluk süreçlerini dikkatle planlaması gerekiyor.