Personel Özlük Dosyası Tutmayan İşverene Ceza Uyarısı
İşverenlerin her çalışan için ayrı bir personel özlük dosyası hazırlaması yasal zorunluluk.
4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi, işe girişten çıkışa kadar tüm süreci belgeleyen bu dosyanın oluşturulmasını şart koşuyor.
Dosyada kimlik bilgileri, iş sözleşmesi, bordro, izin kayıtları, sağlık raporları ve disiplin tutanakları gibi belgelerin bulunması gerekiyor.
Belgelerin gizlilik esasına göre korunması ve sadece yasal zorunluluk hâlinde paylaşılması zorunlu.
Dosyada Bulunması Gereken Evraklar
Özlük dosyasında hem zorunlu hem de tamamlayıcı belgeler yer alıyor.
Zorunlu belgeler arasında;
-
Kimlik ve iletişim bilgileri
-
İşe giriş bildirgesi
-
İş sözleşmesi
-
İmzalı bordrolar
-
Fazla mesai onay formu
-
SGK bildirgeleri bulunuyor.
Tamamlayıcı belgeler ise sağlık raporları, izin dilekçeleri, disiplin yazıları, eğitim belgeleri, zimmet tutanakları ve performans kayıtlarından oluşuyor.
Çalışanın işten ayrılması durumunda fesih bildirimi, ibraname, çıkış bildirgesi ve tazminat bordrosu da dosyaya ekleniyor.
Saklama Süreleri ve Cezai Yaptırımlar
Mevzuata göre özlük dosyalarının en az 10 yıl, sağlık ve iş güvenliği belgelerinin ise 15 yıl saklanması gerekiyor.
Dosyanın hiç tutulmaması veya eksik tutulması durumunda her çalışan için ayrı ayrı idari para cezası uygulanıyor.
2025 yılı itibarıyla bu ceza tutarı yaklaşık 21 bin TL.
Bu dosya, iş uyuşmazlıklarında işveren için en önemli kanıt niteliği taşıyor.
İzin, fazla mesai, iş kazası ve ücret anlaşmazlıklarında belgeler doğrudan delil olarak değerlendiriliyor.
KVKK’ya Uygunluk Şartı
Personel dosyalarında yer alan bilgiler kişisel veri sayıldığı için 6698 sayılı KVKK kapsamında korunmak zorunda.
İşverenler, verileri yalnızca iş ilişkisi kapsamında işlemeli, gereksiz bilgi toplamamalı ve dijital kayıtları güvenli biçimde saklamalı.
Belgeler, yasal süresi dolduğunda silinmeli veya anonim hale getirilmelidir.
